Следующий вид документационной деятельности - обработка документов - представляет собой совокупность операций и подразделяется на техническую (технологическую, формальную) и творческую (содержательную, информационную).

В процессе технической обработки документ наделяется идентификационными признаками (номер, индекс, шифр и т. п.). Техническая (технологическая) обработка направлена на создание условий для дальнейшей эффективной работы с документом. Применительно к управленческой документации она включает следующие основные этапы:

• - прием и первичная обработка документов. В крупных организациях осуществляется экспедициями или специально выделенным сотрудником, а в небольших учреждениях - секретарем- референтом. Проверяется целостность, комплектность документа. На всех поступающих в организацию документах проставляется специальная отметка (реквизит) о поступлении документа в организацию (дата получения и учетный порядковый номер);
• - распределение поступивших документов между структурными подразделениями, исполнителями;
• - регистрация документов - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрация осуществляется с целью учета документов, контроля их исполнения и информационносправочной работы. Присвоенный документу регистрационный индекс обеспечивает возможность последующего его поиска в базе данных о документах организации, предприятия, учреждения, фирмы;
• - контроль исполнения документов - осуществляется службой документационного обеспечения управления либо секретарем;
• - информационно-справочная работа - представляет собой оперативное информирование на основе созданной справочной картотеки о документных ресурсах организации, учреждения, предприятия;
• - отправка документов.

Следует отметить, что технология обработки документов отличается от обработки данных в информатике, где в качестве технологических операций (процедур) выступают: сбор данных, их формализация, фильтрация, сортировка, архивация, защита, транспортировка, преобразование.

В отличие от технической, творческая обработка направлена непосредственно на содержание, текст документа. Она включает, прежде всего, аналитико-синтетическую обработку, осуществляемую с целью свертывания информации. Еще в эпоху Средневековья придворные чиновники составляли для королей и министров сокращенные тексты государственных документов.

Понятие «свертывание информации» получило распространение в нашей стране с начала 1960-х гг. в связи с увеличением объемов научных работ. Цель свертывания заключается в преобразовании содержания исходного текста в более краткую форму при сохранении или некотором уменьшении его информативности. Свертывание осуществляется таким образом, чтобы в случае необходимости можно было произвести развертывание документированной информации. Это достигается путем сохранения так называемых «смысловых вех», «смысловых опорных пунктов».

Примером подобного рода свертывания может служить составление индивидуального конспекта.

Информационное свертывание подразделяется на лексическое и семантическое. В процессе лексического свертывания уменьшается физический объем текста за счет знаковой составляющей практически без изменения его информативности. С этой целью используются сокращения отдельных слов или даже целых предложений, аббревиатуры, условные обозначения, перевод в иную знаковую систему (употребление формул, графиков, таблиц и др.). Семантическое свертывание осуществляется с целью уменьшения физического объема текста. Оно непосредственно затрагивает содержание текста документа, уменьшая его информативность. В результате семантического свертывания из текста убираются нерелевантные (т. е. неважные, незначимые) и информативно-избыточные фрагменты, в том числе путем их перефразирования 1 .

Кроме того, свертывание можно классифицировать:

• - по степени формализации процесса (интуитивное; алгоритмизированное, в т.ч. анкетное; автоматизированное);
• - по количеству свертываемых документов (реферат, реферативный обзор);
• - по глубине свертывания (библиографическое описание - совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по установленным правилам; аннотация; реферат);
• - по виду анализа (документографический, в результате которого возникают, к примеру, библиографические описания, аннотации; фактографический - фактографическая справка, реферат и т. п.; концептографический - аналитический обзор).

Таким образом, в процессе аналитико-синтетической обработки информации осуществляется:

• - во-первых, количественное преобразование информации (информационное свертывание - библиографирование, аннотирование, реферирование; консолидация больших информационных массивов в виде баз и банков данных);
• - во-вторых, ее структурное упорядочение (систематизация, предметизация и т. п.).
• 1 БлюменауД. И. Конспектирование электронныхдокументов методом визуального сканирования размеченного текста // Научные и технические библиотеки. 2006. № 9. С. 43-44.

В результате аналитико-синтетической обработки происходит преобразование первичных документов, создаются так называемые вторичные документы - библиографические пособия, реферативные журналы, реферативные переводы, обзоры литературы, аннотации, тезисы, резюме. Они могут быть печатными или машиночитаемыми. Этим занимаются библиографические и реферативные службы крупных библиотек страны, центры научно-технической информации, а также современные фирмы, производящие электронные (в том числе сетевые) информационные ресурсы. К слову, первый реферативный журнал появился еще в 1665 г. во Франции и назывался «Le Journal des S§avans».

К числу информационных центров, обрабатывающих огромные массивы документированной информации и одновременно производящих в больших количествах рефераты статей, книг, патентов, принадлежат, в частности, Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук (ИНИОН РАН), фирма Derwent - Derwent Publications (Великобритания), Информационная служба газеты «Нью-Йорк тайме», создающая библиографические описания с рефератами (от 50 до 150 слов) всех материалов не только этой газеты, но также из 70 важнейших периодических изданий США.

В настоящее время предпринимаются попытки автоматизации процессов аналитико-синтетической обработки документированной информации, в частности, с помощью технологий автоматизированной подготовки рефератов на основе обработки полных текстов. Однако эта технология пока еще далека от совершенства.

Высшим уровнем творческой обработки документированной информации является информационно-аналитическая деятельность , которая приобретает в последние десятилетия, а в нашей стране - начиная с 1990-х гг., все более широкие масштабы.

По наблюдению специалистов, структуры, осуществляющие такого рода деятельность, имеют много общего с другими видами информационно-вспомогательных служб, таких как библиотеки, архивы, органы научно-технической информации и другие. Однако, в отличие от традиционных институтов, занимающихся количественными преобразованиями информации и ее структурным упорядочением, информационно-аналитические службы выполняют, прежде всего, задачу качественно-содержательного преобразования информации. В этом отношении они функционально пересекаются с научной и управленческой деятельностью.

Информационно-аналитическая деятельность с древнейших времен являлась важным компонентом управления и инструментом власти. Однако вплоть до последнего времени она не была организационно выделена и оформлена. В наши дни происходит ее институционализация. Формируются системы учреждений, служб, подразделений в составе различных организаций, фирм и ведомств, занимающихся информационной аналитикой в своей области (в структуре органов власти, в сфере бизнеса, в средствах массовой информации, при политических партиях и движениях). В задачи аналитических служб, отделов, сотрудников, занимающих соответствующие должности, входят сбор, анализ информации, а также выработка вариантов управленческих решений.

Широкий размах приобрело формирование независимых коммерческих информационно-аналитических служб, таких как рейтинговые агентства; информационные агентства, издающие различные дайджесты, бюллетени и т. п.; некоторые виды центров, занимающихся консалтингом, экспертизой, информационным мониторингом и т. п.

Важной разновидностью такого рода деятельности стала так называемая «массовая аналитика». В различных средствах массовой информации сформировались информационно-аналитические рубрики, передачи, жанры, рассчитанные на широкую общественность и осуществляющие экспертизу актуальных событий и тенденций отечественной и мировой политики, экономики, социальных, экологических и других проблем.

Значительную по объему информационно-аналитическую деятельность осуществляют такие крупные информационные структуры, как Информационно-телеграфное агентство России (ТАСС), Интерфакс, Российское информационное агентство «Новости» и др., а также аналогичные службы практически всех стран мира, в том числе Ассошиэйтед Пресс (США), Телеграфное агентство Рейтер (Англия), Синьхуа (Китай) и другие.

Организация работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Порядок передачи телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с помощью средств электрической связи и досылки бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.

Основные этапы обработки исходящих документов включают:

• составление текста проекта исходящего документа;
• согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;
• подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;
• регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;
• отправку документа адресату;
• подшивку копии исходящего документа в дело.

Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Организация работы с внутренними документами

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии:

• составление проекта документа;
• согласование (визирование) документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• размножение и доставка копии документа исполнителям;
• контроль исполнения документа;
• подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

• передачу документа исполнителю;
• контроль исполнения;
• исполнение документа;
• подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение дело производства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами

Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема на работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных – систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них – по алфавиту фамилий. При увольнении работника сто личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании которых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 53.

Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

В общем случае содержательной обработкой документа в широком смысле является исполнение каких-либо действий, улучшающих жизнь населения или эффективность функционирования муниципальных служб. Однако в аппарате управления муниципальных организаций обработка документов понимается в более узком смысле - как выработка определенных управленческих решений, которые опять же формулируются в форме документов.

С понятием обработки тесно связано неформальное понятие исполнения документа. Порядок исполнения сильно зависит от вида документа, от того, к какому участку работы он относится и т.д.

При этом будем иметь в виду, что автоматизированная обработка документов никогда не дает 100% безбумажной работы, а всегда соседствует с обработкой бумажных копий документа. Технология автоматизации стыкуется с ручной обработкой на этапах ввода документа в компьютер и вывода на печать. Кроме того, часто при компьютерном хранении данных о документе необходимо сверить их с занесенными от руки на бумажном носителе пометками (резолюциями, визами, подписями). Поэтому проследим поэтапно обработку документов, как в компьютерной среде, так и на бумажном носителе.

Приведем примерный порядок исполнения входящего документа служебной переписки.

1. Определение получателя документа внутри муниципальной организации. Получателем может быть должностное лицо, имеющее право подписи для переписки с внешними организациями или структурного подразделения. Этап выполняется в экспедиции организации.

2. Регистрация письма. Письму присваивается учетный номер и дата входящего. Этап выполняется в канцелярии (или ее подразделении в крупных организациях), обслуживающей то должностное лицо, которому направлена корреспонденция из экспедиции.

3. Наложение резолюции. Лицо, принимающее решения, ознакомившись с документом, налагает на него резолюцию, ставит (или нет) его на контроль, указывая дату и подписывается. При этом определяется подразделение или лицо, которое будет исполнять документ.

4. Определение исполнителя, в том случае, если письмо контрольное. Начальник того подразделения, которому по кругу его обязанностей придется иметь дело с документом, определяет конкретного исполнителя (исполнителей), указывая при необходимости детали поручения, срок его выдачи и ожидаемый срок исполнения. В зависимости от структуры организации, эта операция может быть многократной - документ возвращается в канцелярию, где производится операция переметки и постановки на контроль.

5. Окончание исполнения. На основании личного доклада исполнителя или какого-либо документа, фиксируется дата и результат исполнения. Например: предложение отклонено на основании такого-то пункта такого-то Закона. Исполнение может закончиться решением о необходимости передать документ в другую организацию (по профилю документа или на экспертизу и т.д.).

6. Рассмотрение документа в другой организации. Этот этап, как правило, начинается отсылкой документа с сопроводительным письмом в другую организацию, а заканчивается получением оттуда ответа (Переписка).

7. Дополнительный контроль. Если после рассмотрения в другой организации или еще по каким-либо причинам исполнение документа не закончено, а контрольный срок истек, документ ставится на дополнительный контроль, с повторным заполнением соответствующих реквизитов.

Опыт эксплуатации компьютерных систем автоматизированной обработки документов позволяет четко классифицировать операции, реализующие описанную "бумажную" технологию обработки документов:

Ввод информации, т.е. заполнение "электронной карточки" (паспорта) документа и установка ссылок на файлы фактографической информации;

Хранение введенной информации в базе данных;

Периодическая корректировка введенной информации;

Поиск документов в базе данных;

Формирование справок, сводок, отчетов и выдача их на экран и на печать;

Контроль исполнения документов (печать напоминаний исполнителям, контролерам за определенное число дней до контрольного срока).

Исполнение исходящего документа (инициативного, ответа), либо внутри него исполнительного документа, протокола в автоматизированной среде обработки документов будет следующим:

1. Подготовка и согласование подлинника документа. Документ непосредственно готовится на компьютере исполнителя и согласовывается с руководителем. Он может состоять из текстовых файлов, файлов электронных таблиц, растровых изображений, файлов баз данных, либо совокупности любых перечисленных.

Операция - подготовка фактографической информации.

Результат - файл или набор файлов любого формата.

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы
• исходящие документы
• внутренние документы
• коммерческие контракты
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

• 01 - индекс структурного подразделения
• 05 - номер дела по номенклатуре
• 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Прием документов.

Поступление документов в организацию, т.е. получение их в почтовом отделении или по другим каналам, производится уполномоченным сотрудником учреждения. В нерабочее время корреспонденцию принимает дежурный сотрудник учреждения.

Корреспонденция может доставляться в экспедицию почтовыми работниками, поступить в экспедицию от курьеров других учреждений и посетителей.

Получение документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, электронная почта) осуществляется уполномоченными сотрудниками непосредственно в организации. На особо важные сообщения испрашивается подтверждение. Содержание таких документов до получения подтверждения не докладывается.

Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма.

Прием и первичную обработку документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, в организациях с небольшим объемом документооборота выполняет специально назначенное лицо (секретарь, делопроизводитель, офис-менеджер, инспектор по делопроизводству), а в организациях со значительным объемом документооборота - одно из структурных подразделений делопроизводственной службы, например экспедиция.

При поступлении документов прежде всего проверяется правильность адресования . Затем проверяется сохранность упаковки. Если упаковка повреждена, то особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов. Проверка количества листов и наличия приложений к основному документу проводится с целью контроля и учета. При отсутствии приложений или листов в регистрационной форме в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.

Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

При повреждении самого документа на нижнем поле последнего листа делают соответствующую пометку «Документ получен в поврежденном виде» , отмечают механические повреждения и информируют об этом корреспондента. В ряде случаев по перечисленным выше причинам документ может быть возвращен.

Заказные и ценные письма, бандероли после проверки их количества, в необходимых случаях – веса отправления и сохранности печатей , а также телеграммы сотрудники получают под расписку в реестрах, квитанциях и учетных журналах.

Первичная обработка документов (распаковка, сортировка)

Вскрытие конвертов . Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (писем с пометкой «лично»), корреспонденции, адресованной в общественные организации.

На всех без исключения документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию . Она проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем в правом нижнем углу первого листа документа. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте, после чего письма передаются адресатам.

На первом этапев штампепроставляется лишь датапоступления, при необходимости - часы и минуты, что подтверждает факт и время поступления документа в учреждение. В штампе указывается наименование организации, предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного номера.

Сортировка документов - это распределение поступивших документов нарегистрируемые и нерегистрируемые. Сразу по назначению передаются документы, которые не вскрываются. Затем откладываются нерегистрируемые документы. И, наконец, документы, подлежащие регистрации.

При поступлении машиночитаемых документов (дискет, лент, машинограмм и т.д.) в экспедиции обрабатывается сопроводительное письмо к ним, а машинные носители передаются в вычислительный центр без вскрытия упаковки.

3. Предварительное рассмотрение и распределение документов выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы, хорошо знающими функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Цель предварительного рассмотрения - распределение документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются документы:

· адресованные руководителю предприятия и его заместителям,

· адресованные в конкретные структурные подразделения,

· адресованные конкретным должностным лицам.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказываю следующие нормативно-методические и справочных материалы:

· положение об организации и ее структурных подразделениях;

· должностные инструкции;

· номенклатура дел;

· перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

· технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Формируются следующие группы документов:

1) группа документов, адресованных руководству учреждения или учреждению без указания структурного подразделения;

2) группа документов, адресованных структурным подразделениям, в том числе специфических документов (плановых, снабженческих, бухгалтерских и т.п.) функциональных структурных подразделений и ответных документов на запросы подразделений;

3) группа предложений, заявлений и жалоб граждан, в том числе адресованных структурным подразделениям.

1) Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения , предварительно рассматриваются в службе ДОУ (например, в канцелярии).

Документы, адресованные в организацию без указания конкретного структурного подразделения или должностного лица, подлежат обязательному предварительному рассмотрению работником службы ДОУ.

Начальник канцелярии или его заместитель (референт) знакомится с содержанием поступивших в канцелярию документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых в документах вопросов.

2) Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства учреждения, распределяются по структурным подразделениям . На документе делается помета с указанием индекса подразделения или фамилии специалиста. Такая помета имеет силу резолюции руководителя.

Основная часть поступивших документов (около 80%) направляется из канцелярии в структурные подразделения для исполнения или ознакомления и использования в работе. На документах, которые в последующем должны храниться в делах канцелярии, ставится штамп «Подлежит возврату» . В экземплярах РКК делается отметка о передаче документа: указываются индекс подразделения, дата, фамилия лица, которому передан документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную картотеку канцелярии, второй экземпляр вместе с документом направляется в документационную службу структурного подразделения. Дополнительный экземпляр РКК на контролируемые документы передается в группу контроля канцелярии.

3) Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальное подразделение - Бюро писем. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение письменных обращений граждан и направляет тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.

Документы, поступившие по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке:

· отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;

· адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;

· каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;

· при наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, должны быть обработаны следующим образом:

· объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

· документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (заявки хранятся в течение 1 года);

· ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;

· запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования»;

· подлежащей передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

· факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

4. Регистрация документов: Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

· учет документов,

· контроль за их исполнением,

· справочную работу по документам.

Документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).