Контроль за состоянием дебиторской задолженностью и за финансовым состоянием дебиторов. Мониторинг дебиторской задолженности Контроль дебиторской задолженности по покупателям
Посредников Михаил Руководитель проекта по управлению дебиторской задолженностью и финансовым потокам Kontakt East Holding
Совсем недавно менеджеры использовали любые средства в борьбе за увеличение объема продаж. В кризис приходится больше заботиться о безопасности предприятия, его платежеспособности, поддержании текущей ликвидности.
В такой ситуации сбор дебиторской задолженности, с которой уже уплачены НДС и налог на прибыль, становится приоритетной задачей. Бухгалтерам, финансовым и руководящим работникам предприятия необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.
Дебиторская задолженность — это всегда проблема для фирмы. Но в реалиях дня сегодняшнего нередки случаи, когда оплачивать счета не могут (или не хотят) даже старые и надежные партнеры.
Для того чтобы минимизировать риски, связанные с дебиторской задолженностью, фирме необходимо постоянно держать ее под контролем. Но превентивные меры (оценка контрагентов, работа с авансами, страхование задолженности и др.) далеко не всегда позволяют уберечься от «повиснувшей» дебиторки.
Секрет эффективности здесь кроется в комплексном подходе. Так, своевременный контроль и анализ позволят вовремя выявить просроченную задолженность и оперативно принять меры по ее взысканию. Воздействие на дебитора может быть жестким или мягким: можно сразу подать в суд, а можно и поддержать контрагента, предложив ему более доступные методы погашения обязательств, например бартер или отсрочку платежа.
Работа с дебиторской задолженностью требует планирования и четко выстроенного процесса управления риском неплатежей. Она начинается с организации правильного и своевременного документооборота внутри компании и с контрагентами. Определяется круг сотрудников, которые отвечают за работу с дебиторами. Проводится регулярный анализ дебиторской задолженности, права изменения условий поставки, составляются регламентирующие документы с описанием порядка действий по возврату долгов. Нужно обязательно рассмотреть меры поощрения, мотивирования сотрудников на достижение минимальных установленных показателей задолженности.
Изначальное построение системы управления дебиторской задолженностью подразумевает ряд последовательных действий, направленных на скорейшее выявление и устранение возможных рисков невозврата задолженностей, в рамках которых с должниками работают соответствующие внутренние службы кредитора (юридическая, финансовая, служба безопасности). Такая система строится в зависимости от содержания и структуры задолженностей, что определяет круг ее участников, возможность привлечения административного ресурса, проведения PR-кампаний и т.д.
Построение системы состоит из следующих этапов.
1. Анализ структуры ДЗ (дебиторской задолженности)
На данном этапе основное внимание уделяется общим подходам к анализу ДЗ организации, общему разделению ДЗ по структуре для понимания «состояния» ДЗ и принятия решения по дальнейшей работе.
Основные данные для анализа:
А) Общий анализ «величины» ДЗ: общая сумма задолженности, количество клиентов
Б) Доля ДЗ в финансовом портфеле организации
В) Сегментация ДЗ по срокам: «свежая» ДЗ, «рабочая» ДЗ, просроченная ДЗ
Г) Сегментация ДЗ по размеру: малая, средняя, крупная
Работа по управлению долговым портфелем внутри компании включает расчет предельных размеров дебиторской задолженности — критической и рабочей (допустимой). Эти показатели являются индикаторами, которые сигнализируют о необходимости усилить (либо, наоборот, ослабить) работу с должниками.
Возникновение значительной дебиторской задолженности обычно связано с предоставлением заказчикам отсрочки платежа за поставленные товары, то есть поставщики кредитуют своих заказчиков. Предприятие-поставщик должно объективно оценивать свои возможности и кредитовать заказчиков в таких размерах, которые не приведут к хроническому недостатку средств для собственных нужд. Необходимо разработать обоснованную политику предоставления товарного кредита и инкассации задолженностей для различных видов продукции и групп покупателей.
Кроме того, нужно ранжировать покупателей в зависимости от объема закупок, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты и впоследствии своевременно их пересматривать с учетом мониторинга спроса на продукцию.
Управлять дебиторской задолженностью можно, стимулируя покупателей к досрочной оплате счетов. Обычно для этого предоставляются скидки с цены продажи или стоимости поставки, если платеж осуществлен ранее договорного срока. Преимущество поставщика заключается в том, что, получив выручку раньше условленного срока и используя ее в денежном обороте, он возмещает предоставленную скидку.
При определении политики продаж необходим предварительный расчет и сопоставление дополнительных расходов от продаж в долг и расходов, связанных с риском неоплаты в установленный договором срок или превращения дебиторской задолженности в безнадежную к взысканию.
С установленной периодичностью специалисты компании должны анализировать дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам; контролировать расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.
Анализ может включать оценку абсолютных и относительных показателей состояния, структуры и движения дебиторской задолженности. Для этого определяются доли конкретных дебиторов, а также каждого вида дебиторской задолженности (краткосрочной, долгосрочной, просроченной свыше трех месяцев) в общей совокупности долгов, рассматривается динамика изменений каждой составляющей, темп роста остатка и т.п.
Увеличение доли долгосрочной дебиторской задолженности в динамике может привести к снижению уровня платежеспособности организации, уменьшению ликвидности активов.
Превышение темпов роста дебиторской задолженности над темпом увеличения выручки от продаж свидетельствует о снижении уровня управления дебиторской задолженностью, о «замораживании» части выручки, необходимой для финансирования текущей деятельности.
Кредитная политика по своей сути — один из элементов коммерческой политики, поэтому для более эффективной работы с дебиторской задолженностью и установления адекватных кредитных лимитов для клиентов первоначально необходимо оценить именно ситуацию на рынке путем мониторинга первичного спроса в том сегменте, где работает компания.
Если аналитические данные говорят о том, что конечный потребительский спрос в условиях кризиса снижается на 30-40 процентов, то вряд ли можно считать рациональным сохранение кредитных лимитов на прежнем, докризисном уровне. Поэтому, прежде чем определить клиенту новый кредитный лимит на следующий год, необходимо предпринять ряд практических шагов.
Если клиент находится в небольшом регионе, где основная масса населения работает на нескольких градообразующих предприятиях, то необходимо четко понимать: если на них начнутся (или уже начались) сокращения персонала или уменьшение заработной платы, то это сразу же скажется на покупательской активности. Поэтому стоит очень серьезно подумать — предоставлять ли данному контрагенту товарный кредит, так как риск его невозврата весьма высок.
Для более четкого и действительно реального понимания положения дел у клиента сейчас следует оценивать ситуацию на месте, «в полях», а не довольствоваться только кабинетными исследованиями и данными бухгалтерской отчетности, которые уже представляют собой «посмертную фотографию».
Необходимо получить ответы на следующие вопросы:
1. Покупательская активность. Если розница, то проходимость в магазинах, сумма товарного чека (насколько он уменьшился по сравнению с предыдущим периодом). Заполнены ли полки, нет ли там пустых мест. Если оптовая компания, то наблюдается ли активность в офисе, какое настроение у персонала, есть ли факты сокращения работающих или перевода их на неполную рабочую неделю.
2. Очень полезен будет честный разговор с собственниками или первыми лицами компании: как они видят развитие своего бизнеса, насколько оно реалистично и есть ли понимание, за счет чего компания будет достигать стратегических планов.
3. Оценка финансового состояния клиента. Необходимо дать понять своим партнерам, что текущая кризисная ситуация требует от всех участников максимальной открытости. Если ваша компания идет на предоставление клиенту товарного кредита, то взамен следует получить максимум информации и данных.
Дополнительную информацию даст ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения, например с 30-дневным интервалом, и анализ ее изменения. Для этого нужно выделить долю сомнительной задолженности и рассмотреть ее динамику. Рост свидетельствует о повышении риска невозврата дебиторской задолженности и возможности образования просроченных долгов. Поэтому предприятие должно стремиться к минимизации этого показателя.
Анализ динамики просроченной дебиторской задолженности по торговым операциям позволяет определить ненадежных контрагентов, сократить им объем кредитных отгрузок либо работать с ними на условиях полной предоплаты или коммерческого кредитования.
Важна оперативная информация о текущей задолженности, включая период просроченной задолженности, история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок, его доля в структуре доходов и валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.
И, наконец, производится расчет реальной дебиторской задолженности с учетом темпов инфляции и обесценения за время просрочки платежа, периода взыскания, рассчитываются потери от невзыскания и списания.
Результаты анализа дебиторской задолженности должны учитываться при планировании дальнейшей деятельности предприятия.
Для примера приведем несколько типов злостных должников:
Первый — контрагент специально «тянет» долг и ждет, пока закончится срок исковой давности.
И, наконец, третий — он игнорирует ваши попытки «достучаться» до него.
Еще один распространенный тип долговых ситуаций, на который стоит обратить внимание, — невозврат долга организацией, в которой учредитель и генеральный директор являются номинальными, то есть реально не исполняют своих функций. С «номиналами» организации создаются даже при отсутствии цели мошенничества. Это своего рода пример постсоветской модели бизнеса, когда в сложных и меняющихся условиях для обеспечения безопасности используются все возможные способы. Взыскание в подобной ситуации часто основано на том, что репутационные и уголовно-правовые методы позволяют мотивировать именно реального руководителя к исполнению обязательств.
2. Выбор ответственных лиц (отдел) за работу с ДЗ в рамках компании
На данном этапе основное внимание уделяется вопросам выбора организационной структуры в организации для работы с ДЗ:
А) Описываются «+» и «-» работы различных ответственных лиц.
- Бухгалтерия
- Юридическая служба
- Сотрудники (линейные руководители, менеджеры по продажам, менеджеры проектов, специалисты по внедрению, консультанты и т.д.)
- Коллекторская группа
Б) Рассматривается вопрос мотивации к действию.
В) Вопрос «единого» центра контроля за работу с ДЗ
В настоящее время наиболее распространенным вариантом развития событий является поручение данной работы своему сотруднику, а при больших объемах взыскания — целой службе (как правило, юридической, финансовой или службе безопасности).
Безусловно, первое, с чем сталкиваются подобные службы — это необходимость их специального позиционирования в системе организации предприятия. Практика показывает, что разброс функций по отдельным подразделениям одной организации чреват тем, что большая часть времени уходит на выяснение отношений между отделами и разделение компетенции, обусловленное банальным желанием не выполнять неблагодарную работу при сохранении прежнего твердого оклада, который выплачивался за выполнение гораздо более «комфортных» функций.
Организация специальной службы по работе с дебиторской задолженностью может быть сопряжена для субъекта хозяйствования с проблемами определения наименования должностей сотрудников данного отдела — справочник должностей и служащих не содержит должности, наименование которой в полной мере бы отражала сферу деятельности сотрудников. Конечно, это не самая большая проблема в организации подобной службы, тем не менее, и она имеет место.
Тем не менее, создание отдельного структурного подразделения в данном случае позволит устранить возможные конфликты между отдельными службами и обеспечить более скоординированную работу в сфере работы с потоковой дебиторской задолженностью.
3. Выстраивание работы с ДЗ в рамках компании
На данном этапе основное внимание уделяется вопросам перехода от вопросов принятия решения о том, кто работает с ДЗ к тому, как будет происходить работа на уровне организации, механизмы, правила взаимодействия, методы регулирования и контроля:
А) Проектирование организационной структуры отдела
Б) Создание бизнес-процессов, политик и процедур по управлению ДЗ
В) Формирование системы сбалансированных показателей деятельности подразделения (KPI)
Г) Разработка схем мотивации на базе KPI, создание должностных инструкций, обучение сотрудников, ответственных за работу с ДЗ
Д) Создание системы контроля и внутренней управленческой отчетности в CRM для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов:
1) Выбор показателей эффективности для анализа работы с ДЗ ответственных сотрудников:
- «результативность звонков»,
Количество звонков, встреч, написанных писем, оплаченных счетов,
Взаимозачеты авансов и ДЗ клиентов,
- «списанная» ДЗ
2) Контроль величины и структуры ДЗ за период:
Рост ДЗ в суммах и количестве клиентов
3) Выполнение показателей эффективности работы с ДЗ
Идеальным вариантом является ситуация, когда контроль за работой сотрудников-коллекторов и показателями ДЗ можно осуществлять в автоматическом режиме при помощи отчетов в CRM-системах.
4. Методы работы с ДЗ
Данный этап является основным, так как происходит непосредственное создание прикладных методов работы с ДЗ, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:
А) Звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени звонка)
Б) Написание писем:
Перечень документов для клиента,
Для подтверждения ДЗ,
Взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту
В) Встречи с клиентами
Г) Ведение переговоров:
Общие правила,
Определение ответственного лица у клиента за оплату задолженности,
Варианты договоренностей с клиентом при невозможности немедленной оплаты с его стороны,
Варианты действий при отказе клиента платить или грубости со стороны клиента при общении,
Определение периодичности звонков
Д) Фиксирование информации о работе с ДЗ (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации)
Если долг не погашен в срок, есть всего два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.
Преимущества досудебного урегулирования долга — это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.
С должниками следует постоянно поддерживать контакт:
Высылать напоминания о приближении сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте),
Вести телефонные переговоры
Личные встречи с руководством должника,
Предъявлять претензии.
К финансовым способам воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа, относятся:
Применение штрафных санкций,
Предложения о проведении взаимозачетов,
Реструктуризации долга,
Продажа задолженности,
Инициация процедуры банкротства и др.
Выбор того или иного метода зависит от:
Особенностей должника,
Суммы задолженности,
Количества дней просрочки,
Готовности должника к погашению долга и других факторов.
В этом смысле хотелось бы сразу оговориться, что коллекторская деятельность не подразумевает выполнения однозначно негативной функции в отношении должника. На первоначальном этапе возникновения задолженности принимаются попытки возможной ее реструктуризации и создания реальных условий надлежащего исполнения обязательства — составление специальных графиков погашения задолженности в случае резкого ухудшения финансового состояния добросовестного должника и т.д. В некоторых случаях это скорее даже «антиколлекторская» деятельность в классическом ее понимании, так как такие действия направлены на исключение последнего судебного этапа взыскания дебиторской задолженности.
Любая организация, имеющая необходимость взыскания большого количества дебиторской задолженности, рано или поздно встанет перед выбором, каким путем ей пойти для того, чтобы вернуть вложенные средства.
Несмотря на различие типов долговых ситуаций, можно выделить общие особенности:
Обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев;
Использование инновационных методов взыскания;
Эффективное применение уголовного преследования должников, в том числе и по редким составам (ст. ст. 177, 315 УК РФ и др.), за счет информационной и научно-консультационной поддержки.
Обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев особо важно при взыскании большого объема задолженности (более 300-500 ежемесячно).
При этом важно, чтобы присутствовала централизация деятельности по взысканию долгов, то есть общее руководство, и сотрудники занимались бы только взысканием долгов, а не совмещали эту работу с выполнением других задач, так как иначе у них всегда будет возможность оправдать низкую эффективность своего труда необходимостью делать что-то другое.
Повышение эффективности работы по взысканию задолженности возможно при введении в эту схему разделения труда элемента, ответственного за подготовку материалов для PR-сопровождения взыскания: проектов уведомлений, обращений, пресс-релизов и статей. Опыт показывает, что именно PR-сопровождение взыскания для многих крупных покупателей (дебиторов) является решающим фактором для принятия решения о погашении долга. Репутационное воздействие может подготавливаться на базе взаимодействия обычных коллекторских отделов с PR-подразделением, обязанности которого расширяются, либо навыкам организации PR.
Дебиторскую задолженность продают при острой потребности в денежных средствах. Ее покупают предприятия, которые являются должниками дебитора. Приобретая дебиторскую задолженность с дисконтной скидкой, они предъявляют ее должнику к погашению по полной стоимости. Купить долг может также компания, которая входит в ту же финансовую группу, что и должник, и заинтересована в скупке всех долгов организаций холдинга. Кроме того, перепродать долг можно лицу, заинтересованному в обладании правами требования именно к этому должнику. Например, так бывает, когда дебитор находится на стадии банкротства (или его «подводят» к банкротству) и среди кредиторов идет борьба за максимальное количество голосов на собрании кредиторов.
При исчерпании всех разумных мер кредитор может взыскать долг через суд. Обычно обращение в суд ведет к разрыву партнерских отношений, но также может послужить началом конструктивного диалога с должником. В дальнейшем новые должники, зная о том, что долговые споры поставщик всегда решает через суд, стараются не допускать просрочки погашения задолженности.
Обращаются в суд в следующих ситуациях:
Должник не признает долг или имеет встречные претензии к кредитору;
Должник признает долг, не имеет претензий к кредитору, обладает активами, достаточными для погашения обязательства, но не желает платить или требует от кредитора льготных условий поставок;
Дебитор находится в предбанкротном состоянии.
В последнем случае наличие исполнительного листа позволяет в случае банкротства попасть во вторую очередь требований, что, как правило, существенно повышает шансы кредитора на погашение долга.
До обращения в суд кредитору важно оценить:
Законность своих требований,
Надежность доказательной документальной базы,
Наличие у должника имущества или денежных средств, которые обеспечат реальную возможность исполнения положительного для кредитора судебного решения.
Методика работы с должниками — юридическими лицами:
Коллектор – сотрудник компании, ответственный за сбор задолженности.
Источники информации по компании, сотрудникам, владельцам:
1. Внутренние ресурсы системы:
База данных о ранее проверявшихся объектах, результатах их проверки и дальнейшего взаимодействия;
База данных об объектах, по которым имеется информация о нецелесообразности установления с ними деловых отношений (стоп-лист) и т.п.;
2. массивы справочной информации
Телефонные книги,
Адресные справочники и др;
3. базы данных с онлайн-доступом (ресурсы государственных структур):
Пенсионного фонда РФ,
Федеральной налоговой службы,
Федеральной миграционной службы,
Арбитражных судов,
Поисковики (Google, Yandex, Yahoo и др.)
Сайты по поиску работы (HH.ru, Job.ru, Superjob.ru, работа.mail.ru и др.)
- «месседжеры» (icq, quip, skype, sipnet и др.)
Технические средства контакта с должником:
1. Телефонные звонки (вручную: городской, мобильный, робот-напоминание)
6. Cообщения в интернете (сайтах, форумах, чатах, социальных сетях, skype, icq)
1. Необходимо выяснить, насколько целесообразно проведение розыскных мероприятий, поскольку на розыск должника может уйти от нескольких дней до нескольких недель, а в результате выяснится, что должник неплатежеспособен.
2. При осуществлении «PR» деятельности необходимо проводить сбор и оценку обратной связи: реакции оппонентов, общественности, правоохранительных органов. При распространении соответствующих действительности сведений юридические риски минимальны, равно как и риски симметричного PR-ответа.
3. Эффективных методов возврата долга в досудебном порядке, не идущих вразрез с действующим законодательством, не так много, и все они сводятся к единому принципу: создание для клиента, ставшего должником, максимально неблагоприятных условий для его дальнейшего благополучного проживания. Безусловно, все действия осуществляются только в рамках законодательства. Это:
1. назойливость,
2. убеждение,
3. давление
4. хитрость.
4. Ни в коем случае нельзя забывать про должника. Воздействие должно быть постоянным. Начиная с момента выпадения договора в просрочку должен быть установлен четкий тотальный контроль за должником вплоть до погашения долга. В противном случае может возникнуть абсурдная ситуация: должник «заряжен» на оплату и ждет денег, но если вы не напоминаете ему о долге, то он, получив долгожданную сумму, вместо оплаты потратит деньги на собственные нужды. Чтобы избежать данной ситуации, коллектор обязан систематически напоминать должнику о его нерешенной проблеме и подталкивать к оплате.
5. Задача — развеять миф о безнаказанности неоплаты. С его вмешательством покой в жизни должника должен закончиться. Клиент, ставший должником, должен четко понимать: про него не забыли и не забудут. И будут беспокоить до тех пор, пока проблема не будет решена.
6. Рычагом воздействия на должника может быть один из трех компонентов:
Заинтересованность: коллектор создает условия, при которых клиент прямо заинтересован в скорейшей оплате своего долга. Когда коллектор предлагает должнику заплатить сумму ниже указанной, убирая штрафы. Должник воспринимает это как выгодное с финансовой точки зрения предложение и оплачивает свой долг.
Зависимость: коллектор находит болевую точку клиента и методично на нее давит. В случае погашения долга эта зависимость исчезнет. Поэтому оплата поступает в указанный коллектором срок.
Компрометирующие материалы: в ходе своей работы коллектор выявляет сведения, которые могут скомпрометировать должника или угрожает их опубликовать.
Меры воздействия для должников:
1. Угроза использования связей агентства для инициации проверок служб:
Налоговой,
Антимонопольной,
По контролю за легальным ПО,
Трудовой,
Миграционной и.т.д.
Информирования соответствующих общественных, саморегулируемых организаций о совершенных действиях
2. Угроза вскрытия имущественного положения должника, выявление прав на:
Объекты недвижимости
Автотранспортные средства,
Личные счета или счета родственников в коммерческих банках и т.п.
Принятия превентивных мер по предотвращению перевода должником своего имущества на других лиц.
В соответствии со ст. 58 ФЗ «Об исполнительном производстве» в случае отсутствия у должника-организации денежных средств, достаточных для погашения задолженности, взыскание обращается на иное имущество, принадлежащее ему на праве собственности, праве хозяйственного ведения или праве оперативного управления (за исключением имущества, изъятого из оборота либо ограничиваемого в обороте), независимо от того, где и в чьем фактическом пользовании оно находится.
3. Угроза воздействия в рамках уголовного преследования, в том числе обращение в правоохранительные органы в целях проверки действий должника на предмет мошенничества и применения УК РФ (ст. 177 «Злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности»).
Использования правовых способов обеспечения взыскания по долгу,
Контроля за ходом исполнительного производства,
Привлечение судебных приставов и ОБЭП,
Заявления гражданского иска в уголовном процессе, за счет которого задолженность организации может превратиться в личный долг руководителя
Использования процедуры обеспечения исковых требований
Информационного освещения юридического процесса: размещение новостей о совершенных действиях в СМИ, информирование общественности о позиции заинтересованных лиц.
Наложить арест на имущество, принадлежащее ответчику и находящееся у него или других лиц, арест денежных средств на расчетных счетах
4. Создание угрозы репутации:
1. угрозы распространения соответствующей действительности информации о сложившейся ситуации в СМИ путем рассылки статей и комментариев
2. угроза внесения в черные списки в Интернете, содержащие сведения о неплательщиках с указаниями имен руководителей таких компаний,
3. написание обращений, пресс-релизов и статей о должнике на сайтах, блогах, форумах, социальных сетях.
Партнерам,
Конкурентам
Госорганам,
Клиентам, в том числе потенциальным,
Партнерам,
Конкурентам
Поставщикам,
Собственникам,
Госорганам,
Потенциальным покупателям организации и ее имущества.
Дебиторская задолженность классифицируется:
- по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
- по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).
В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.
Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов
Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.
1. Предоплата
Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100%. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.
2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии
3. Встречная задолженность (кредиторская)
Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда есть возможность перекрыть их путем взаимозачета.
4. Аккредитив
Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, поставки) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик сделает ему отгрузку), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).
В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока уже не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.
К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой, это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.
6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности
Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных факторов.
1. Плановый уровень дебиторской задолженности
Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.
Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.
Однако плановый уровень дебиторской задолженности нужно время от времени пересматривать. Зачем? Объясняет Евгений Найденов, руководитель департамента налогового аудита ООО «Бизнес аудит»:
2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам
У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.
Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.
Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.
3. Мотивация сотрудников
Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.
4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам
Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.
Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.
Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.
5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации
В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.
6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами
Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.
С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.
Способы погашения долга
О том, какие способы погашения долга возможны, узнайте от эксперта:
С целью формирования полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, а также для предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности необходимо следить за полнотой отражения обязательств в бухгалтерском учете. Для этой цели служит инвентаризация расчетов.
Инвентаризация расчетов проводится согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49.
Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Проверке должен быть подвергнут счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.
По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:
правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Необходимо проанализировать результат инвентаризации дебиторской задолженности по каждому должнику. Прежде всего, выявляются дебиторы, обязательства которых могут быть списаны на основании прекращения обязательств.
В соответствии с главой 26 Гражданского кодекса Российской Федерации причинами, по которым прекращается обязательство дебитора, могут быть:
надлежащее исполнение;
предоставление взамен исполнения отступного (уплата денег, передача имущества и т. п.);
зачет встречного однородного требования, за исключением случаев недопустимости зачета;
зачет при уступке требования;
прекращение обязательства при совпадении должника и кредитора в одном лице;
соглашение сторон о замене первоначального обязательства, существовавшего между ними, другим обязательством между теми же лицами, предусматривающим иной предмет или способ исполнения (новация);
прощение долга;
прекращение обязательства невозможностью исполнения;
прекращение обязательства на основании акта государственного органа;
прекращение обязательства смертью должника;
прекращение обязательства ликвидацией юридического лица.
Далее выявляются дебиторы, задолженность которых не ликвидируется уже длительный срок, так называемый срок исковой давности. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России № 34н от 29.07.98 г., дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается либо на финансовые результаты хозяйственной деятельности организации, либо на счета учета средств резерва сомнительных долгов.
Исковая давность - это период времени, в течение которого можно требовать принудительного осуществления и защиты нарушенного права через арбитражный суд. Срок исковой давности зависит от характера дебиторской задолженности и определяется Гражданским кодексом Российской Федерации. На основании ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года.
Течение срока исковой давности по обязательствам с определенным сроком исполнения начинается по окончании срока исполнения , т.е. срок исковой давности начинается не с момента возникновения дебиторской задолженности, а только с момента, установленного договором для оплаты товаров, работ или услуг.
Таким образом, инвентаризация расчетов - это один из главных инструментов контроля за состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами.
Подводя итог главы можно сделать следующие выводы.
Учет обязательств организации по оплате продукции, товаров, работ, услуг, возникающих в связи с приобретением продуктов труда сторонних организаций, ведется с использованием счета счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в разрезе каждого кредитора.
Учет обязательств сторонних организаций по оплате продукции, товаров, работ, услуг ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разрезе каждого кредитора.
Для учета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами используются счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Аналитический учет ведется по каждому дебитору и кредитору.
С целью формирования полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, а также для предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности необходимо следить за полнотой отражения обязательств в бухгалтерском учете. Инвентаризация расчетов - это один из главных инструментов контроля за состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами.
Любовь Соловьева, Эксперт фирмы «1С», Москва
В этой статье Вы прочитаете
- Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы это не отнимало много времени
- Как увязать учет и котроль дебиторской задолженности с зарплатой менеджера
- Когда выгодно списание дебиторски
Вести учет и контроль дебиторской задолженности приходится каждому руководителю. Например, можно проверять ее дважды в неделю. Как добиться, чтобы это не отнимало у Вас много времени? Как в любой момент видеть, соблюдает ли сотрудник установленные сроки погашения долгов?
Один из лучших способов учета и контроля дебиторской задолженности – использовать удобный и эффективный порядок управления, который можно настроить и закрепить в специальной программе. Это можно сделать практически в любой управленческой программе «1С», которая имеется во многих российских компаниях. На примере системы «1С:Управление небольшой фирмой 8» покажу, как проанализировать ситуацию с долгами компании и создать регламент, при котором менеджеры будут заинтересованы в регулярном и результативном контроле дебиторской задолженности.
- Как заставить вернуть долг: практические рекомендации для директоров
Как контролировать дебиторскую задолженность
Нужно составить реестр «старения» дебиторской задолженности. Он покажет, какие покупатели накопили долги относительно недавно (и нужно принимать активные меры по их погашению), а у каких имеется старая задолженность (и надо передать дело в суд или списать долг, так как вероятность возврата низкая). Для этого в программе выберите отчет «Дебиторская задолженность по срокам» (см. рис. 1). Все долги отсортированы в нем по дате возникновения: до семи дней, от одной до двух недель, от двух недель до месяца, от одного до двух месяцев и свыше двух месяцев. Какие категории Вы будете считать свежими или старыми – решите сами (это зависит от вида бизнеса). Внешний вид отчета, перечень выводимых данных, порядок их размещения на экране и в печатной форме можно менять.
Если в Вашей компании принято указывать продавца или менеджера, ответственного за сделку, можно в любое время посмотреть, какой объем задолженности накопил каждый. Вы сможете формировать отчет не только по контрагентам, их договорам и заказам, но и по ответственным за сделки менеджерам (группировка по реквизиту «Ответственный»).
Кроме того, из отчета Вы сможете перейти в данные: открыть документы, относящиеся к долгу покупателя, выяснить условия поставки и оплаты товара (включая скидки), просмотреть оформленные документы, относящиеся к сделке. Таким образом можно понять причины образования долга, чтобы меры по его устранению были адекватными.
> ;Списание дебиторки: когда это выгодно
Одно из оснований считать долг безнадежным – истечение срока исковой давности (три года). Если это произошло, то вправе его списать. При этом сумму долга, включая НДС, можно отнести к внереализационным расходам и уменьшить таким образом налогооблагаемую прибыль. Отсюда вывод: списание дебиторки выгоднее в том периоде, по итогам которого у компании есть прибыль, превышающая размер долга. В этом случае Вы сэкономите на налоге на прибыль. Если же в текущем периоде Ваша компания имеет убыток или прибыль, которая меньше размера задолженности, то лучше постараться продлить срок исковой давности.
Теперь о другом налоге – НДС. Если компания спишет задолженность, то с ее суммы придется уплатить НДС в бюджет, что может отвлечь из оборота существенные средства. Поэтому списывать задолженность выгоднее в том периоде, в котором у компании заявлены большие вычеты данного налога из бюджета.
Подготовлено редакцией
Учет и контроль дебиторской задолженности менеджерами
Допустим, в Вашей компании свежими считаются долги до двух недель. Установите, что менеджер, ответственный за работу с клиентом и контроль дебиторской задолженности, должен направить клиенту уведомление о задолженности. В нем можно указать: «На основании изложенного просим Вас погасить задолженность в течение …(укажите нужное количество) дней». А чтобы Вы могли в любой момент видеть, выполняет сотрудник эту норму или нет, обяжите менеджеров прикладывать отсканированное письмо к документу «Событие», который создается на основании заказа покупателя по соответствующему договору. Тогда уведомление будет отправлено должнику прямо из программы (см. рис. 2). Часто такого напоминания бывает достаточно, чтобы клиент проснулся и вернул долг. Но все же подобный прием действует не на всех. В любом случае Вы можете выяснить, как обстоят дела, в отчете «Анализ оплаты по заказу» (см. рис. 3).
Если контрагент, получивший информационное письмо, не погасил задолженность, менеджер должен сделать следующий шаг, а именно отправить клиенту претензию. Действия будут аналогичными – факт отправки претензии также надо зафиксировать документом «Событие», приложив отсканированную форму. В тексте претензии рекомендую указать: «…В противном случае оставляем за собой право обратиться в арбитражный суд с отнесением на Ваш счет всех судебных издержек».
Если Вы, к примеру, не хотите ссориться с контрагентом, предложите ему погашать задолженность по индивидуальному графику. Этот график можно зафиксировать в программе документом «Поступление денег (план)». Несоблюдение запланированных сроков сразу будет отмечено в форме «Платежный календарь», и менеджеру придется вернуться к работе с должником. А с помощью вкладки «События» можно открыть любой документ из списка событий (письмо, претензию и т. д.) и ознакомиться с подробностями (см. рис. 4).
Кстати, на практике распространена ситуация, из-за которой возникают неплатежи, – нехватка того или иного документа по сделке. В результате Ваша компания ждет оплаты, а бухгалтерия клиента – приложения к договору. Поэтому поручите менеджеру по продажам проверять полноту пакета документов. Список всех бумаг по каждому договору можно просмотреть по ссылке «Структура подчиненности» в форме «Заказ покупателя». Любой документ можно открыть и распечатать.
Контроль дебиторской задолженности и зарплата менеджера
Наверное, Вам знакома ситуация, когда менеджеры считают, что их единственная задача – это оформить заказ и договор. Избежать такого положения дел можно, если поставить вознаграждение продавца в зависимость от оплаты клиентами договоров или от удельного веса дебиторки в его продажах. Для этого нужен алгоритм расчета вознаграждения, в котором будут учтены как объемы личных продаж и уровень выполнения плана, так и результаты работы менеджеров с дебиторской задолженностью. В форме «Виды начислений и удержаний» создайте начисление, в котором пропишите формулу расчета зарплаты менеджеров по продажам и установите бонус при достижении определенного процента плана (см. рис. 5). Аналогично устанавливаются штрафные санкции, например за дебиторскую задолженность свыше 25% суммы оплаты.
На основе этих данных программа автоматически рассчитает бонус за выполнение плана и наложит штрафные санкции, если в этом периоде учет и контроль менеджера дебиторской задолженности оказались недостаточно результативными (см. рис. 6).
Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.
На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:
- срок действия договора на отсрочку платежа (как правило, используются типовые договоры с заранее предусмотренным сроком кредитования);
- уровень платежеспособности и надежности клиента, при этом особое внимание при сборе информации уделяется не только открытым источникам, но и неофициальным (например, личные связи в контролирующих и правоохранительных органах);
- создание системы резервов на случай возникновения безнадежной задолженности. Самый надежный и честный клиент на основании любого типового договора освобождается от ответственности в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, и хотя обстоятельства непреодолимой силы достаточно редко являются настоящей причиной неплатежей, сбрасывать со счетов их не стоит;
- создание надежного механизма работы с проблемными плательщиками. Как правило, эта обязанность возлагается на службу безопасности предприятия. Кроме того, используются финансовые инструменты, такие как начисление пени за каждый день просрочки, включая день оплаты, пересмотр условий договора в целом;
- предоставление скидки, размер которой обратно пропорционален сроку кредитования. Тем самым у клиента возникает заинтересованность, как можно быстрее погасить задолженность.
Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:
Кдз = З/А,
где Кдз - коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;
З - сумма задолженности;
А - общая сумма оборотных средств.
Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:
КО = ОР/З,
где КО - количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;
ОР - сумма оборота в рассматриваемом периоде;
После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:
Кпр = Зпр/З,
где Кпр - коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;
Зпр - задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;
З - сумма задолженности в рассматриваемом периоде.
Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:
Эдз = Пдз - Здз - Пдз,
где Эдз - коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;
Пдз - прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;
Здз - затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);
Пдз - сумма финансовых потерь от невозврата долгов.
Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),
где Сдз - сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;
Ор - запланированный объем сбыта в кредит;
Кс - соотношение себестоимости и цены продукции;
Пдн - средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;
Пдр - период просрочки платежей, дней.
Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.
Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.
Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.
Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.
Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.
В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:
Пг = Цс х 360/Сп,
где Пг - норма процентной ставки на предоставляемый кредит;
Цс - скидка при немедленной оплате без отсрочки;
Сп - срок действия кредитного договора.
Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.
Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.
Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).
Распределение функций исполнителей при работе с клиентами
Этап управления дебиторской задолженностью | Действия подразделений по управлению дебиторской задолженностью | Ответственное подразделение |
| Установление срока оплаты в пределах действия договора | Подписание договора | Финансовый директор |
| Выписывание счета на оплату | Отдел сбыта | |
| Отгрузка товара и сопровождение отгрузки (выписывание расходных накладных, получение подтверждения от клиента о получении товара в надлежащих количестве и качестве) | Отдел сбыта | |
| Напоминание о дате платежа (за три рабочих дня до окончания срока действия договора) | Отдел сбыта | |
| Контроль за просроченными платежами до 7 рабочих дней | Выяснение причин задержки платежа | Отдел сбыта |
| Согласование графика погашения просроченной задолженности | Финансовый отдел | |
| Прекращение дальнейших отгрузок | Коммерческий директор | |
| Письменное уведомление о начале применения штрафных санкций | Финансовый директор | |
| от 7 до 30 рабочих дней | Начисление штрафа | Финансовый директор |
| Ежедневные звонки с напоминанием о необходимости уплаты | Отдел сбыта | |
| Личная встреча с руководителем или собственником компании должника | Коммерческий директор, отдел сбыта | |
| Письменное уведомление о подготовке к судебному разбирательству | Юридическая служба | |
| от 30 до 60 рабочих дней | Повторная личная встреча с руководителем или собственником компании должника, принятие всех возможных мер к поиску компромиссного решения | Начальник службы безопасности, отдел сбыта |
| Официальная претензия (письменно) | Юридическая служба | |
| более 60 рабочих дней | Подача иска в суд | Юридическая служба |
Дополнительным стимулом, который может снизить количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как установление зависимости между премиальными выплатами сотрудникам отдела сбыта и состоянием общей дебиторской задолженности в компании. Несмотря на то что в процессе оценки платежеспособности потенциального клиента, его надежности принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений, они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно на основании информации, переданной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения подписывать или не подписывать договоры на отсрочку платежа.
Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.
Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.
В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.