Запись в тк недействительна образец. Исправляем ошибки прежних работодателей в трудовой книжке. Правила исправления ошибок

Трудовая книжка является очень важным документом и от достоверности информации, содержащейся в ней, зависит очень многое, например, размер будущей пенсии сотрудника. Даже всего из-за одной неверной записи в этом документе могут быть серьезные последствия. В этой связи главной задачей кадрового работника является безупречность заполнения трудкнижки. Однако кадровики тоже люди, и что можно сделать, если ошибка все же допущена? Какие документы будут служить основанием для внесения изменений в существующие записи и как сделать исправления в трудовой книжке?

В первую очередь следует различать следующие понятия о трудовых книжках:

исправление документа, т.е. внесение любых изменений в него;
оформление его дубликата.

В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудкнижку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.

Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудкнижки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).

Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.

Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.

Изменение анкетных данных работника

Очень часто приходится вносить изменения в анкетные данные работника. Это и вступление в брак или развод с возвращением добрачной фамилии, желание просто сменить имя и многие другие. Прежние, не актуальные сведения аккуратно перечеркиваются одной ровной чертой (чтобы потом зачеркнутую запись можно было легко прочитать), а новые – записываются под или над перечеркнутой строкой.

На этом работа с приведением трудовой книжки в порядок не окончена. Чтобы внесенные изменения обрели юридическую силу, их следует дополнить необходимыми пояснениями на обложке документа с внутренней стороны. В пояснениях указывается наименование, номер, дата выдачи документа, в соответствии с которым кадровым работником были внесены изменения. Каждое пояснение заверяется официальной печатью организации, либо печатью для документов кадровой службы, а также подписью кадрового работника, вносившего изменения.

Запрещается внесение изменений в трудкнижку только со слов сотрудника. Изменение даты рождения (и прочих анкетных данных) возможно только при наличии веских оснований. В соответствии с имеющейся Инструкцией документальными основаниями для данной процедуры является паспорт сотрудника, свидетельство об изменении работником ФИО, свидетельство о рождении, о браке, либо о его расторжении и ряд других официальных документов.

Кроме ссылок на документы — основания для внесения изменений в анкетные данные работника, требуется делать ссылки на паспорт.

При получении образования

Еще одной очень частой причиной, из-за которой кадровики вносят дополнения, является получение работником образования, к примеру, освоение новой профессии, специальности. Данная ситуация обычно возникает в случаях приема на работу специалистов со средним или средним специальным образованием. Впоследствии такие сотрудники получают высшее образование (иногда даже второе, третье) и соответствующие данные приходится обновлять и дополнять в трудкнижке. При наличии существующих записей об образовании они не зачеркиваются, а дополняются новой информацией через запятую.

Инструкция и образец

При обнаружении неверных, неточных записей в трудкнижке сотрудника, которые были внесены на предыдущих местах его работы, необходимо срочно исправить данные ошибки. В настоящее время изменения в трудкнижку сотрудника вправе вносить кадровики на новых местах его работы.

Основаниями для внесения изменений могут выступать только официальные документы, такие как копии приказов, выписки, справки из личной карточки и лицевого счета и пр. Данные документы обязаны представить работодатели, допустившие ошибку.

Неверные записи, внесенные кадровиками в такие разделы, как «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», должны признаваться недействительными в установленном порядке. Не допускается зачеркивание, замазывание корректорами или подделывание подобных записей.

Как исправляются неверные записи в трудовых книжках:

указывается порядковый номер (следующий в данном разделе);
вписывается дата внесения новой записи;
делается запись следующего содержания «Запись за номером (указывается порядковый номер) недействительна» в 3-й графе;
вносится правильная запись;
повторяется номер приказа, по которому вносилась неправильная запись в трудкнижку, в 4-й графе.

При ошибке в самом приказе (впоследствии отмененном), данные в 4-й графе дополняются записью с содержанием даты, номера приказа, отменившего ошибочный документ. Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.

По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).

Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи. В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи.

Особенности внесения

Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста. Однако нередко исправления неверных записей в данном документе сопровождаются неординарными случаями, например, это могут быть исправления в трудовых книжках, с неточностями или ошибками, которые «всплывают» через большой промежуток времени, либо сразу после увольнения сотрудника.

При обнаружении неправильной записи спустя несколько лет (в случае, если после нее были внесены другие записи или отметки), она исправляется стандартным способом.

В 1-й свободной графе указывается номер по порядку (к примеру- 7) и делается следующая запись о признании неправильной записи недействительной (указывается ее номер, например, 3, и ссылка на соответствующий документ).

При внесении исправления по копии документа другого работодателя, в обязательном порядке указывается, на чей конкретно документ делается ссылка. В подобных случаях датой изменения считается не дата, указанная под неверной записью (из-за нарушения хронологии), а дата внесения исправительной записи.

Трудовая книжка - это очень важный документ, подтверждающий всю трудовую деятельность и стаж каждого работника. По этой причине любая ошибка в этом документе может повлечь неблагоприятные последствия для работника. К примеру, ошибка в дате увольнения может повлечь неверное исчисление стажа и другие возможные неприятности. Поэтому такие ошибки нуждаются в обязательном исправлении. Рассмотрим подробно исправление даты увольнения в трудовой книжке.

Порядок ведения трудовой книжки

В трудовой книжке каждого работника работодатели фиксируют информацию о трудовой деятельности и стаже. Такая информация строго регламентирована на основе трудового законодательства и подзаконных актов.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

Правила исправления записей в трудовой книжке (в т.ч. после увольнения) и порядок заполнения этого документа при увольнении также установлены указанными подзаконными актами.

Неправильная запись в трудовой книжке при увольнении

Ошибочная формулировка в трудовой книжке может появиться по различным причинам. В их числе как невнимательность кадрового работника организации, так и неверное определение даты увольнения. К примеру, если в трудовой книжке сотрудника сделана запись о дате увольнения по инициативе работодателя в период ежегодного оплачиваемого отпуска, то это неверно (), т.к. работник не может быть уволен в указанный период по данному основанию.

Исправление записи об увольнении в трудовой книжке

Порядок устранения ошибки следует из пункта 1.2 Инструкции : если возникла потребность исправления записи об увольнении в разделе "Сведения о работе", то в следующей за последней в данном разделе записью строке отражаются номер записи (по порядку) и дата, в которую осуществляется запись.

Для исправления неверной записи в трудовой книжке об увольнении в графе 3 этого документа пишется "Запись за номером … (к примеру за номером 4) недействительна". Затем отражается верная запись, а в графу 4 включается либо дублирующая информация о реквизитах первоначального документа - основания для увольнения, либо отражаются реквизиты иного документа, на основании которого вносятся правки в трудовую книжку.

Далее проставляются подпись руководителя или ответственного кадрового работника и подпись об ознакомлении работника с соответствующими исправлениями (см. п. 35 Правил).

Ответственность работодателя

Рассматривая ответственность работодателя за внесение неверной записи о дате увольнения, следует подчеркнуть, что рассматриваемое исправление записи в трудовой книжке свидетельствует не об отмене увольнения и не изменении его даты, а лишь об устранении неточности.

Однако на практике возможны ситуации, когда внесение в трудовую книжку неправильной записи может повлечь невозможность работника трудиться. В этом случае работодатель в дополнение к устранению неверной записи будет обязан выплатить пострадавшему гражданину не полученный им заработок ().

Существуют два нормативных акта, регулирующих порядок внесения изменений в , которым обязательно надо следовать. Это Правила, утвержденные (третий раздел), и Инструкция, утвержденная (первый раздел).

Обратите внимание: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит в себе всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то в конечном итоге не исключено, что их будут считать недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его могут привлечь к ответственности по . Штраф в таком случае может составить от 1000 до 5000 рублей.

Кто вносит исправления и по каким причинам

Вносить информацию, а также исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, могут только уполномоченные работодателем лица. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.

Обычно исправления делают в той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные должен вписать представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения можно запросить у прежнего работодателя либо в архиве.

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при или допускаются ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как сделать исправление в трудовой книжке (образец 2019) в имени, мы покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Также за счет работодателя должен быть оплачен бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он также подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Далее надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Образец, как сделать исправления в трудовой книжке 2019, если приходится менять вкладыш, выглядит следующим образом:

Образец, как исправить ошибку в трудовой книжке в персональных данных ее владельца

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент можно было подтвердить подлинность новой информации.

Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, а также печатью организации (пункт 2.3. Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4. Инструкции).

Образец, как делать исправления в трудовой книжке 2019 на титульном листе

Исправления в разделах о работе и награждениях

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2. Инструкции). Все изменения делаются через и внесение новых и правильных сведений (пункт 30 Правил).

Допустим, нужны исправления в трудовой книжке (образец) — ошибка в дате приема. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:

«Запись за номером таким-то недействительна».

После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2. Инструкции).

Вот как выглядит образец исправления в трудовой книжке записи, внесенной ошибочно (2019).

Примерно таким же будет образец исправления записи в трудовой книжке (2019), если по решению суда работника восстановят в должности. В таком случае информация об увольнении признается недействительной, а кадровый специалист должен написать:

«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «в прежней должности».

Основанием для указания новых данных будет являться решение суда. Его реквизиты необходимо вписать в четвертую графу.

При изменении формулировки причины увольнения пишут:

«Запись за номером таким-то недействительна, уволен на основании... (указывается новая формулировка)».

Если гражданин обнаружит ошибку после увольнения, и при этом он не будет нигде трудоустроен, он может обратиться к бывшему работодателю с заявлением указать правильные сведения. В таком случае кадровик должен сделать следующее:

в первой имеющейся свободной строке написать наименование организации, чьим представителем он является;
затем признать записи под определенными номерами недействительными, заполняя все четыре графы по общим правилам;
ниже указать верную информацию;
написать должность, указать Ф.И.О. и расписаться, поставить печать.

Отдельно расскажем о ситуации, когда работодатель изменил название. В таком случае в новой пустой строке в третьей графе кадровик должен написать (условно):

«Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») с 15.02.2019 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра»)».

В четвертой графе следует вписать реквизиты документа, на основании которого произошло изменение, например «Решение общего собрания собственников от 13.02.2019». В первых двух графах ничего не пишут.

Вопрос аудитору

В трудовой книжке сотрудника сделана неправильная запись об увольнении (указана неверная статья). После увольнения сотрудник был принят на работу в другую организацию, о чем сделана запись в трудовой книжке. Поскольку в трудовой книжке в разделе "Сведения о работе" не было свободного места, новый работодатель приобрел вкладыш. Как правильно внести исправления в трудовую книжку?

Порядок внесения изменений в трудовую книжку регулируется:

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила);
Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил). В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе, об увольнении, о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец

2 (40%) 1 vote

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а .

Исправления могут вноситься следующими способами:

Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Читайте также: Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: подробные правила

Запись можно признать недействительной двумя способами:

Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

Организацией, допустившей ошибку.
Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Читайте также: Как оформить трудовую книжку работнику, впервые заключающему трудовой договор

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

В случае когда происходит замена фамилии в результате брака , в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.